Junto con la Consultora Stratsite (www.stratsite.es) hemos realizado en el presente año varias actuaciones en empresas a partir de 8-10 trabajadores en oficinas y naves, con objeto de reducir sus costes de alquiler y fijos mediante actuaciones en materia de eficiencia energética, logrando ahorros de entre el 20 y el 50% de los mismos.
En nuestro trabajo pasamos muchas de nuestras horas, y generalmente prestamos muy poca atención al camino que nos ha traído a un cubículo, frente a una pantalla, delante de una maquinaria, durante toda una jornada laboral.
Esta historia es la que cuenta Cubed: A Secret History Of The Workplace (El cubículo: Historia secreta del lugar del trabajo), de Nikil Saval, que explica la evolución de la oficina, del pupitre del escribano hasta el cubículo:»Las oficinas nacieron como cavernas húmedas, con torres de archivos de hacinamiento por todas partes como si fueran estalagmitas oscuras, pero en los cincuenta empezaron a volverse lugares limpios y deslumbrantemente iluminados«, alerta Saval.
Uno de los primeros edificios de oficinas moderno se inauguró en Nueva York. Fue en 1906. Se llamó Larkin Administration, lo diseñó por Frank Lloyd Wright. «Estaba interesado en crear grandes espacios al estilo de las catedrales por motivos estéticos, algo muy útil para los directivos porque al no tener paredes significaba que podían supervisar a los trabajadores en este espacio abierto y vigilarlos.
Tras la guerra, ya no era cuestión de mejorar la eficiencia sino también de replantearse la comodidad de los nuevos escenarios laborales. Fue entonces cuando vio la luz el cubículo, que aparece en las películas de los 50 y 60. Aacabó siendo malinterpretado, cada vez más estrechos, más pequeños y claustrofóbicos, fue así como ese espacio se convirtió en sinónimo de alineación, precariedad y de aislamiento.
Actualmente la ausencia de jerarquía potencia la creatividad por encima de la productividad, los espacios de coworking y escenarios lúdicos. Ya no es raro ver una mesa de ping pong, o un sofá con una consola, un espacio de relax dentro de la oficina, o un espacio para comer. El auge del trabajador autónomo, o el que trabaja desde casa y sólo va días contados por la oficina, también están modulando un nuevo escenario de trabajo, menos estable, pero más independiente. Una oficina móvil, eso sí, de horarios indefinidos.
¿NECESITO UN CAMBIO DE OFICINA?
| “El espacio de trabajo no es un mal necesario ni la caja que contiene a nuestros activos, es un activo más a analizar para obtener de él el máximo rendimiento“. |
Una afirmación frecuente que nos transmiten las empresas al plantearles un cambio de espacio es: «Bueno, realmente ahora no vemos la necesidad de cambiar de oficina, tenemos suficiente espacio y podemos hacer frente a los costes que nos genera.»
Es un argumento que sería rechazado si se tratara de cualquier otro elemento de la compañía, quien no se plantea renovar sus ordenadores.. ¿Dónde se ha quedado la mejora continua y la obtención del máximo rendimiento de todos los equipos?.
Las compañías dedican recursos y horas para optimizar al máximo los procesos y obtener el mayor rendimiento de todos los activos. Se invierte en tecnología, se reducen los inventarios a lo imprescindible, se busca la eficiencia en su estado puro.
El espacio de trabajo, es el SEGUNDO COSTE MÁS IMPORTANTE de la empresa y el análisis se limita a que lo podamos pagar y no moleste.
Nos encontramos con espacios infrautilizados, distribuciones ineficientes que afectan a la productividad de la plantilla e instalaciones poco eficientes que desperdician una energía cada vez más cara, donde la gente pasa del frío más extremo al calor más agobiante, todo ello desperdiciando una energía cada vez más cara.
| “ Como en cualquier otro activo el máximo rendimiento se obtiene aumentando la productividad reduciendo los costes” |
¿Es necesario cambiar de oficina? Pues en la misma medida en que cambiamos nuestros procesos, formamos mejor al personal y renovamos nuestros equipos de trabajo, la distribución de los espacios ha de analizarse continuamente para mejorar los resultados de productividad y coste, y si ello implica cambiar de espacio de trabajo, adelante.
Especialmente una fusión, ampliación de personal, reducción, un nuevo departamento, o periódicamente, pueden ser buenos motivos para revisar si estamos haciendo algo mejorable.
UN CAMBIO NO SÓLO HA DE PLANTEARSE POR COSTE O SUPERFICIE, SINO POR MEJORA, POR EFICIENCIA.
¿Qué produce un hueco vacío? ¿acaso no se ilumina ese puesto? ¿no se climatiza?¿no se limpia?. Las grandes compañías funcionan como microempresas, cobrando a los departamentos por el espacio que ocupan. ¿Cuánto tardarían en pedir un cambio de oficinas si tuvieran aunque sólo fuera un hueco vacío? ¿Puede ser una buena política mantener 10 coches para un departamento comercial de 5 personas?.
ELECCION DE UNA OFICICINA
En todo proyecto de ese tipo, deben tomarse decisiones que afectan a distribución, las infraestructuras de datos, las particiones, el mobiliario, los acabados, la iluminación, las tomas de corriente, etc. Sin embargo, una de las primeras decisiones que se plantean tiene que ver con el concepto de oficina y el espacio que debemos ocupar: Por qué 100, 250 ó 700 m²Debemos responder una serie de preguntas: ¿qué tipo de espacios de trabajo funcionan mejor: despachos convencionales o grandes espacios abiertos, mesas individuales o compartidas? ¿Debe ser una oficina electrónica? ¿Una oficina donde predomine el espacio con mesas, o que disponga de office y zonas de descanso? ¿O tal vez que no sea una oficina propiamente dicha, sino que se permita trabajar en casa o en cualquier otro lugar?
El espacio de trabajo está relacionado con la productividad, la filosofía de la empresa, la flexibilidad y, por último, pero no por ello menos importante, con el bienestar y la felicidad de los empleados.
OBJETIVOS
- Mejorar la productividad Reducir los costes (directos de Alquiler y mensuales a través del consumo). Incrementar la flexibilidad Incentivar la interrelación.
- Favorecer el cambio de filosofía empresarial. Estimular la creatividad
- Atraer y retener al personal Expresar la marca
- Reducir el impacto medioambiental
¿QUÉ ES LA CONSULTORÍA DE ESPACIOS (FASES)?
Si a la hora de cambiar de coche preguntamos sobre experiencias anteriores, al cambiar de casa nos asesora un amigo arquitecto, estará bien que ante un cambios de oficina nos pongamos en manos de un profesional, y si no es el que alquila y vende por igual oficinas, pisos, chalets y plazas de garaje, mejor. Necesitamos un profesional que defienda nuestros intereses.
La CONSULTORIA DE ESPACIOS consiste en el análisis de las necesidades tanto de la empresa como unidad, como de cada uno de sus integrantes individualmente en lo referente al espacio de trabajo, con el objetivo de definir un espacio idóneo para el conjunto de la compañía.
Hay que estudiar detenidamente los procesos de trabajo, la identidad y las ambiciones de la empresa. Cada empresa requerirá un concepto de oficina propio. Algunas funcionarán mejor con una oficina compartimentada convencional, mientras que otras solo podrán funcionar bien en una oficina totalmente flexible e incluso virtual. La decisión que se tome debe ser consciente y bien razonada.
A continuación se analizan las FASES para un AHORRO DE COSTES en OFICINAS.
1.-OPTIMIZACIÓN DE SUPERFICIES
– Ahorro de costes mediante, el estudio individualizado de cada tipo de trabajador, que permite definir el espacio estrictamente necesario para el desarrollo de su trabajo día a día.
– Aumento de productividad, al conocer exactamente las necesidades de cada integrante.
DECISIONES EN EL DISEÑO DE LA OFICINA, las decisiones más importantes a tomar son:
- Decisiones Fundamentales: Emplazamiento /Uso/ Distribución /Imagen /Archivos
- Espacios De Trabajo: Oficina Abierta /Espacio Para Equipos /Cubículo /Despacho Individual / Compartido / Cabina De Estudio/ Sala De Trabajo
- Espacios Para Reuniones Sala De Reuniones Pequeña/Grande/Puntos De Concentración
- Espacios Auxiliares: archivos, Almacenamiento, Zona De Impresoras Y Fotocopiadoras Zona De Correo, Zona De Cocina/Máquinas Expendedoras Zona De Descanso, Zona De Taquillas Sala De Fumadores Biblioteca, Sala De Juegos Sala De Espera, Espacios De Circulación
- Circulaciones. Tras una interrupción, volver al estado de concentración lleva una media de 20 minutos, cada vez que un estímulo externo (ej. visitas cruzando la oficina camino de una reunión) corta la concentración de un empleado, la productividad se resiente.
2.- UBICACIÓN GEOGRÁFICA. Para la que hay que tener en cuenta los siguientes factores
– Económicos, definir qué coste es sostenible por la compañía y localizar y diseñar ese espacio a ese coste, como límite de nuestra inversión y alquiler mensual.
– Clientes, dónde están nuestros actuales clientes, dónde se ubican los potenciales, qué ubicación nos es más conveniente pensando en algo tan vital como son los clientes.
– Imagen, ¿necesitamos destinar recursos a imagen? ¿ cómo es nuestra relación con los clientes?
3.- SELECCIÓN DE ESPACIO
Antes de elegir el espacio debemos saber cómo quedará finalmente.
– Inmueble Elegido, hay que revisar el estado y la idoneidad técnica y cumplimiento de la legalidad vigente.
4.- IMPLANTACIÓN Y MUDANZA
Estos dos procesos han de realizarse con una coordinación y fluidez máxima para evitar pérdidas en la productividad y sobrecostes.
5.- SEGUIMIENTO
Los ajustes en el diseño del espacio, así como cambios imprevistos han de ser tratados con el mismo esmero, no hemos de dejar que merme la máxima productividad de nuestro espacio.
6. – CALIFICACIÓN ENERGÉTICA DE ESPACIOS
Un servicio independiente del procedimiento de consultoría de espacios, pero pero hay que tener en cuenta desde que se aprobó el Rd. 235/2013 de 5 de abril, cualquier espacio en venta o alquiler ha de tener este certificado de calificación energética, el cual, nos permitirá añadir otro detalle al elegir un espacio, su eficiencia energética.
Obligaciones para las Oficinas de las Administraciones Públicas
Como actuación ejemplarizante de las Administraciones Públicas, el Real Decreto obliga a que todos los edificios o partes de los mismos, en los que una autoridad pública ocupe una superficie útil total superior a 500 m2 inicialmente que sean frecuentados habitualmente por el público, dispongan del certificado de eficiencia energética y exhiban su etiqueta de eficiencia energética. La administración prepara un RD en el que se obligará a las administraciones que sus edificios tengan una calificación C o superior (B ó A). Por algo será, para obtener un ahorro de energía que nos repercuta a todos. ¿sabe la calificación que tiene su oficina o taller actualmente?
7. .-CONTRATOS DE MANTENIMIENTO
Hay que revisar los contratos de mantenimiento a nivel de instalaciones (¿Quién se ocupa de qué?) a mayor tamaño de la oficina mayores gastos y complejidad de las instalaciones (Contraincendios, ascensor, climatización, calefacción,..etc).
Si ve HUECOS LIBRES O DESAPROVECHADOS, tiene un CONSUMO IMPORTANTE DE ENERGÍA AL MES o se plantea la idoneidad de sus oficinas porque “TIENE LA MOSCA DETRÁS DE LA OREJA”, probablemente necesite que le ayudemos a revisar las condiciones de sus oficinas y talleres, para mejorar estos costes de alquiler y mensuales, costes que pueden comerse los beneficios de la empresa.
Esta revisión puede ayudarle a LIBERAR RECURSOS PARA OTRAS TAREAS, y es un AHORRO DIRECTO A SUS RESULTADOS ANUALES, amortizando la inversión de las medidas y cambios en el mismo año de la mudanza.
Sergio González Rodríguez
Arquitecto Técnico (UPM)MFM
Máster en Facility Management (UPM)
www.stratsite.es
Santiago Durán García
Arquitecto Técnico (UPM)MDI
Máster en Dirección Inmobiliaria (UPM)
EEM – Gestor Energético Europeo (UPM – European Energy Manager)
santiagodurangarcia@gmail.com / s.duran@sduran.es
T/F 918.433.646 M. 618.519.717
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